La capture et l’extraction ne sont que le début

Le workflow peut démarrer depuis email, upload, dossier partagé ou autre système métier. La première étape consiste à conserver le document source et créer une exécution traçable avant l’extraction.

Valider avant l’intégration comptable

Les champs extraits doivent être normalisés et contrôlés avant de créer une écriture. Les contrôles courants portent sur fournisseur, numéro de facture, dates, montants et doublons.

  • Champs obligatoires présents
  • Correspondance du fournisseur
  • Détection des doublons
  • Contrôles montant et taxe
  • Bon de commande ou référence si nécessaire

Garder les approbations explicites

L’approbation peut rester entièrement humaine tandis que le routage devient automatique. Le workflow affecte le bon valideur selon montant, entité, fournisseur ou autre règle et continue uniquement après validation enregistrée.

Router les exceptions avec le contexte source

Documents illisibles, références manquantes ou montants inattendus partent dans une file de revue avec le fichier original et la raison de validation. Après correction, le workflow reprend à la bonne étape.

APPLIQUER LE GUIDE

Automatisation documentaire

Recevoir, extraire, valider, classer et router les documents métier avec une gestion explicite des exceptions et des approbations.

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EXEMPLE DE WORKFLOW

Traitement des factures : validation, approbation et intégration comptable

Exemple de workflow de facture avec réception, extraction, contrôle des doublons, approbation et intégration dans le système comptable.

Voir l’exemple

Questions fréquentes

Peut-on traiter automatiquement les factures reçues par email ?

Oui. L’email peut déclencher le workflow, puis les pièces jointes sont stockées, extraites, validées et routées selon le processus comptable.

Peut-on détecter les factures en double ?

Oui, si le métier définit les identifiants et règles de rapprochement à vérifier dans les données existantes.

L’automatisation supprime-t-elle les approbations ?

Pas nécessairement. Les validations peuvent rester en place et être affectées automatiquement selon les règles de l’organisation.